Board Meeting Materials

Next Regular Board Meeting Thursday, August 8th 2024 - 10am CST

Agenda & Materials
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Materials Archive
          4/11/2024
          1/25/2024
        10/12/2023
          8/10/2023
          5/11/2023
          4/13/2023
          1/26/2023
        11/17/2022
        10/20/2022
          8/18/2022
          4/21/2022
          1/20/2022
        11/18/2021
          9/23/2021
          8/19/2021
          4/15/2021
          2/25/2021
          1/18/2021
        10/15/2020
          8/20/2020
          4/16/2020
          1/16/2020
        10/24/2019
          8/15/2019
          4/18/2019
          1/24/2019


Materials Archive

        4/11/2024
              Agenda.  
              1    Board Minutes of 1/25/2024 Meeting.  
              2    Financial Position as of 2/29/2024.  
              3    New Board of Trustees Board Member from Seminole County.
              4    Woods County Lawsuit.
              5    Audit of 2022/23 Plan Year.  
              6    Life Contract for 2024/25 & 2025/26 Plan Years.
              7    Vision Contract for 2024/25 & 2025/26 Plan Years.
              8    Stop-Loss Contract for 2024/25 Plan Year.
              9    Possible Coverage of Non-GLP-1 Weight-Loss Medications.  
              10  IRS 1094/95C XML Files.
              11  New Business.
              12  Adjourn.

        1/25/2024
              Agenda.  
              1   Board Minutes of 10/12/2023 Meeting.  
              2   Financial Position as of 11/30/2023.  
              3   Potential New Group for 3/1/2024 Start.
              4   Woods County Lawsuit.
              5   Audit of 2022/23 Plan Year.
              6   Changes to 2023 Submission of IRS 1095/94C Forms.
              7   Claims Data, Trends, Drivers, and Experience.  
              8   Life Contract for 2024/25 & 2025/26 Plan Years.
              9   Vision Contract for 2024/25 & 2025/26 Plan Years.
              10 Medical & Dental Contract for 2024/25 Plan Year.  
              11 Stop Loss Contract for 2024/25 Plan Year.  
              12 Administration Contract for 2024/25 Plan Year.
              13 Actuary Study for 2024/25 Plan Year.  
              14 Benefit Changes for 2024/25 Plan Year.  
              15 Premium Rates for 2024/25 Plan Year.  
              16 Member Presentations.
              17 Opportunities for Growth.

        10/12/2023
              Agenda  
              1 Board Minutes of 8/10/2023 Meeting  
              2 Financial Position of the Plan as of 8/31/2023  
              3 Executive Session regarding Woodward County EMS lawsuit
              4 Possible action regarding outome of item 3
              5 Executive Session regarding Woods County lawsuit
              6 Possible action regarding outcome of item 5

        8/10/2023
              Agenda  
              A1 Board Minutes of 4/13/2023 Meeting  
              A2 Board Minutes of 5/11/2023 Meeting  
              B New Board Member
              C Financials as of 6/30/2023  
              D Review of 2022/23 Plan Year  
              E Meeting Dates for 2024  

        5/11/2023 - Special Meeting
              Agenda  
              1 Executive Session Regarding Woodward EMS
              2 Action Regarding Woodward EMS
              3 Executive Session Regarding Woods County
              4 Action Regarding Woods County

        4/13/2023
              Agenda  
              A Minutes of 1/26/2023 Meeting  
              B Financials as of 2/28/2023  
              C Avest Loan Approval
              D Audit of the 2021-22 Plan Year
              E McElroy Contract Renewal for the 2023-24 Plan Year
              F Over 65 Retiree Medical Coverage
              G IRS Pay or Play Penalty
              H Executive Session
              I Actions Regarding Outcome of Executive Session

        1/26/2023
              Agenda  
              A Minutes of 11/17/2022 Meeting  
              B New Board Memeber
              C Election of Board Officers
              D Financials as of 11/30/2022  
              E New Over 65 Retiree Health Coverage  
              F Medical Data Highlights  
              G Rx Data Highlights  
              H Actuary Study  
              I BCBS ASA Contract Renewal  
              J Stop-Loss Renewal  
              K Benefit Changes & Rate Setting  
              L Marketing Strategy
              M Existing Group Member Presentations  
              N Executive Session
              O Actions Regarding Outcome of Executive Session

        11/17/2022
              Agenda  
              A Minutes of 10/20/2022 Meeting  
              B New Board Memeber
              C Financials as of 9/30/2022  
              D Outstanding Group Surcharges
              E Air Ambulances
              F New BenefitsNew Benefits  

        10/20/2022
              Agenda  
              A1 Minutes of 4/21/2022 Meeting  
              B Financials as of 8/31/2022  
              D New Entity Joining the Health Plan
              E New & Updated Benefits
              F Proposed Meeting Dates for 2023  

        8/18/2022
              Meeting Cancelled

        4/21/2022
              Agenda  
              A1 Minutes of 1/20/2022 Meeting  
              A2 Minutes of 3/3/2022 Meeting  
              A3 Minutes of 3/10/2022 Meeting  
              B Financials as of 2/28/2022  
              C Surcharges
              D COVID-19 Claims
              E Communication to Members
              F Groups Leaving the Plan 7/1/2022

        1/20/2022
              Agenda  
              A Minutes of 11/18/2021 Meeting  
              B Financials as of 11/30/2021  
              C 2020/21 Plan Year Audit  
              D   2022/23 Actuary Study
              E   2022/23 Adminstrative Agreement
              F   2022/23 Plan Year BCBS ASO & Stop Loss Contract
              G   2022/23 & 2023/24 Plan Year VSP Contract
              H   2022/23 Plan Year Benefits & Rates

        11/18/2021
              Agenda  
              A Minutes of 9/23/2021 Meeting  
              B Financials as of 9/30/2021  
              C New & Current Medical Benefits

        9/23/2021
              Agenda  
              A Minutes of 4/15/2021 Meeting  
              B Financials as of 6/30/2021  
              C   New Entity Joining the Plan
              D   Savings Opportunities
              E   Covid-19 Review
              F   Audit Agreement
              G  No Surprise Act
              H  ARP Review
              I Meeting Dates for 2022

        8/19/2021
              Meeting Cancelled

        4/15/2021
              Agenda  
              A Minutes of 2/25/2021 Meeting  
              B New Treasurer/Secretary Board Position
              C Financials as of 2/28/2021  
              D Line of Credit Loan Approval
              E Administrator Contract for 2021/22 Plan Year  
              F Life Insurance Contract for 2021/22 Plan Year
              G   Pre-Med Defender Plan Design
              H   New Board Members Approval

        2/25/2021
              Agenda  
              A Minutes of 8/20/2020 Meeting  
              B New Board Members Approval
              C Financials as of 12/31/2020  
              D 2019/20 Plan Year Audit  
              E New Entities Joining the Health Plan
              F 2021/22 Plan Year Benefits & Rates
                     2021/22 Actuary Study  
              G   2021/22 Plan Year ASO & Stop Loss Contracts

        1/18/2020
              Meeting Cancelled

        10/15/2020
              Agenda  
              A Minutes of 8/20/2020 Meeting  
              B Financials as of 8/31/2020  
              C New Benefits Review
              D Rx Review  
              E Proposed 2021 Meeting Dates  
              F Audit Engagement Letter

        20/8/2020
              Agenda  
              A Minutes of 1/16/2020 Meeting  
              B Financials as of 6/30/2020  
              C Administration Agreement  
              D Stop Loss Contract  
              E No Materials
              F Annual Renewal Period & New Plan Year Benefits  
              G Entities Joining the Health Plan  

        4/16/2020
              Meeting Cancelled

        1/16/2020
              Agenda  
              A Minutes of 10/24/2019 Meeting  
              B Financials as of 11/30/2019  
              C Audit of 2018-2019 Plan Year  
              D No Materials
              E Contracts, Benefits & Rates for 2020-21 Plan Year:
                     1 Actuary Study
                     2 No Materials
                     3 No Materials
                     4 Health Coverage Benefit Changes  
                            a No Materials
                            b No Materials
                            c No Materials
                            d No Materials
                            e Change in the Definition of Retiree Eligibility  
                     5 No Materials
              F Annual Renewal Period (ARP) Timeline  
              G New Groups  
              H No Materials

        10/24/2019
              Agenda  
              A Unapproved Minutes of 8/15/2019 Meeting  
              B Unapproved Financials as of 8/31/2019  
              C No Materials
              D Rx Review  
              E Propsoed Benefit Changes for 2020_21 Plan Year  
              F No Materials

        8/15/2019
              Agenda  
              A Unapproved Minutes of 4/18/2019 Meeting  
              B Unapproved Financials as of 6/30/2019  
              C No Materials
              D Express Scripts Rx Change  
              E No Materials
              F No Materials
              G No Materials
              H No Materials
              I Meeting Dates for 2020  

        4/18/2019
              Agenda  
              A Unapproved Minutes of 1/24/2019 Meeting  
              B Unapproved Financials as of 2/28/2019  
              C Annual Audit for Plan Year Ending 6/30/2018  
              D No Materials
              E No Materials
              F No Materials
              G No Materials
              H No Materials

        1/24/2019
              Agenda  
              A Unapproved Minutes of 10/18/2018 Meeting  
              B New Voting Board Member  
              C Unapproved Financials as of 11/30/2018  
              D No materials
              E  2019-20 Plan Year Preparation
                     1 Unapproved Actuary Study for 2019-20 Plan Year  
                              Proposed New Health Plan Design Options  
                     2 Proposed BCBSOK ASA Renewal
                              Medical  
                              Dental  
                              Supporting Documents  
                     3 Proposed Stop-Loss Renewal
                              Materials included with Medical ASA Renewal
                     4 Proposed Plan Design Changes  
                     5 Proposed New Health Plans  
                     6 Proposed Rates  
              F Annual Renewal for 2019-20 Plan Year  
              G Groups Leaving the Health Plan  
              H Marketing of the Health Plan